Ein Techniker bekommt die Meldung: „Eine der Maschinen im zweiten Stock läuft nicht." Bis klar ist, welches von zwölf baugleichen Geräten gemeint ist, sind drei Rückfragen vergangen – und der Techniker fährt trotzdem unvorbereitet raus. Nicht die Meldung selbst kostet Zeit, sondern dass niemand weiß, worauf genau sie sich bezieht: Rückfragen, Fehlfahrten, Doppelarbeit, fehlende Nachweise.
Genau hier setzt ServiceTags an – der neue B2B-Dienst der hiddencontact® UG, ab sofort verfügbar. Jedes Objekt bekommt seinen eigenen Meldeweg: ein QR- oder NFC-Code, der aus einer vagen Beschreibung eine vollständige, automatisch zugeordnete Meldung macht.
Ein Objekt, ein QR-Code, eine strukturierte Meldung
ServiceTags ist eine Meldeschicht am Objekt. Jedes Gerät, jedes Fahrzeug, jeder Schlüsselbund und jeder Standort bekommt einen eigenen Code. Wer ein Problem hat, scannt – kein App-Download, kein Login – und landet in einem kurzen Formular, das genau zu diesem Objekt gehört. Standort, Kennung und Historie sind bereits hinterlegt; die meldende Person muss davon nichts wissen und nichts eintippen. In unter einer Minute ist die Meldung raus.
Aus dem Formular wird eine Meldung mit vollem Kontext: welches Objekt, welcher Standort, welche Kategorie, optional mit Foto und Dringlichkeit. Diese Meldung geht automatisch an die zuständige Stelle – per E-Mail oder Webhook.
Die Kernvorteile für den Service-Betrieb
Jede Meldung ist eindeutig zugeordnet
Der Code ist fest einem Objekt zugewiesen und trägt dessen Kennung: Seriennummer, Standort, Kundennummer, Inventar-ID, Kennzeichen, Raum – so viele Felder, wie ihr braucht. Die Triage beginnt sofort, ohne dass erst geklärt werden muss, welches Gerät gemeint ist. Die drei Klärungsanrufe pro Meldung entfallen.
Struktur statt Freitext
Vordefinierte Kategorien und Pflichtfelder ersetzen die freie Beschreibung am Telefon. Das Melde-Schema legt ihr selbst fest – Feldtypen von Auswahl über Text und Zahl bis Datum und Foto, pro Objektklasse oder Standort unterschiedlich. Eine Störmeldung braucht andere Felder als ein Fund-Kontakt oder ein Feedback-Punkt. Das Formular erscheint automatisch in der Sprache der meldenden Person – hilfreich überall dort, wo nicht alle vor Ort Deutsch sprechen.
Routing in eure bestehenden Systeme
ServiceTags ersetzt kein Ticketsystem – es liefert ihm saubere Eingänge. Meldungen laufen per E-Mail oder Webhook in Jira Service Management, Zendesk, Freshdesk, Zammad, n8n, Make, Pipedrive, Notion oder Airtable. Die Weiterleitung ist pro Objekt, Objektklasse oder Standort konfigurierbar. Auch ganz ohne Ticketsystem lassen sich Meldungen an eine oder mehrere E-Mail-Adressen, an WhatsApp oder andere Messenger zustellen.
So viel Verwaltung, wie ihr braucht
Wer kein eigenes System hat, hakt Meldungen direkt in ServiceTags ab – offen, in Bearbeitung, erledigt, optional als einfaches Kanban-Board. Diese Statusverfolgung und die Webhook-Anbindung sind im Grundtarif enthalten. Wer echte Vorgangsverwaltung mit SLA, Eskalation und Reporting braucht, aber kein eigenes Tool hat, kann ein vorkonfiguriertes Partner-Ticketsystem (Zammad oder Zendesk) dazubuchen.
Lückenlose Dokumentation
Jede Meldung wird mit Zeitstempel, Objekt, Standort, Kategorie und Foto archiviert – eine nachvollziehbare Historie pro Gerät. Das ist überall dort relevant, wo Wartungs- und Störungsnachweise gefordert sind, etwa in der Medizintechnik nach MPBetreibV. Das Dashboard macht darüber hinaus Muster sichtbar: welche Objekte am häufigsten melden, welche Kategorien dominieren – als Grundlage für Entscheidungen, nicht als automatische Vorhersage.
Go-live in Tagen, kein IT-Projekt
Keine Hardware, kein Integrationszwang: Use-Case besprechen, Angebot, Schema und Tags anpassen, Codes aktivieren, fertig. Der Aufwand steckt im Melde-Schema und im Anbringen der Tags – nicht in einer Systemeinführung.
ServiceTags verwandelt „irgendein Gerät hat ein Problem" in eine Meldung mit Objekt, Standort, Kategorie und Foto – bevor sie in eurem Ticketsystem landet.
Wofür ServiceTags gebaut ist
- Stör- und Defektmeldungen an Maschinen, Automationstechnik, Medizintechnik, Kühl-/Klimatechnik und Aufzug- oder Gebäudetechnik – Schluss mit „irgendein Gerät im 2. OG".
- Flotte, mobiles Equipment und Schlüssel – Fahrzeuge, IT- und Messtechnik, Schlüsselverwaltung: ein fester Meldeweg für Schäden, Defekte und Verlust.
- Feedback-Meldepunkte an Standorten – Lob, Beschwerde, Hygienehinweis oder Mitarbeiter-Feedback je Standort, mit demselben Kontext, der die Meldung sofort zuordenbar macht.
Die ersten Referenzkunden kommen aus dem Kaffeemaschinen-Service und aus dem Betrieb bundesweit verteilter Testgeräte ohne festen Vor-Ort-Techniker – zwei Fälle, in denen die eindeutige Zuordnung den größten Unterschied macht.
Was ServiceTags nicht ist
ServiceTags ist bewusst schmal gehalten – die saubere Eingangsschicht, nicht das ganze System.
- Kein Ersatz für euer Ticketsystem oder CMMS. Keine Wartungsplanung, keine Anlagenstruktur-Verwaltung, keine Einsatz- oder Routenplanung – es füttert diese Systeme, es verdrängt sie nicht.
- Keine Telemetrie. Der Tag misst nichts – er ist der Meldeweg für den Menschen vor dem Gerät.
- Kein Verlustschutz für Privatpersonen. Dafür gibt es hiddencontact und BrandTags.
So kommt ServiceTags in den Betrieb
ServiceTags läuft als Enterprise-Modell für Bestände ab rund 50 Objekten, für kleinere Bestände gibt es Standardpakete. Der Ablauf: Use-Case besprechen, Melde-Schema und Tags festlegen, Codes aktivieren, live gehen – ohne Hardware und ohne Integrationsprojekt. Konditionen werden pro Vertrag vereinbart; die vollständige Übersicht steht auf servicetags.de.
30 Minuten Live-Demo, unverbindlich – oder direkt den Use-Case gemeinsam einrichten. Zu servicetags.de →
Häufige Fragen zu ServiceTags
Braucht die meldende Person eine App oder ein Konto?
Nein. Nach dem Scan öffnet sich direkt ein Browserformular – ohne Download, ohne Registrierung, ohne Schulung. Vom Scan bis zur abgeschickten Meldung vergeht unter einer Minute.
Ersetzt ServiceTags unser Ticketsystem oder CMMS?
Nein. ServiceTags ist die Eingangsschicht, nicht die Verwaltungsschicht. Es verwaltet keine Tickets und plant keine Wartung. Die strukturierte Meldung wird per E-Mail oder Webhook an euer Ticketsystem, CMMS oder Postfach übergeben – oder in ServiceTags selbst über eine einfache Statusverfolgung abgehakt.
Wie schnell ist ServiceTags einsatzbereit?
Der Start ist in Tagen möglich. Es gibt keine Hardware und keinen Integrationszwang, also kein IT-Projekt. Der Aufwand steckt im einmaligen Erstellen des Melde-Schemas, im Anbringen der Tags und im Aktivieren jedes Codes.
Für welche Objekte und Branchen eignet sich das?
Überall, wo ein Objekt eindeutig identifizierbar und im Problem- oder Rückmeldungsfall erreichbar sein soll: Maschinen und Anlagen, Automaten, Medizin- und Labortechnik, Kühl- und Klimatechnik, Aufzug- und Gebäudetechnik, Fuhrpark, mobiles IT- und Messtechnik-Equipment, Schlüssel sowie Feedback-Punkte an Standorten mit Publikumsverkehr. Der Fokus liegt aktuell auf Deutschland.
Was ist der Unterschied zu hiddencontact und BrandTags?
hiddencontact und BrandTags machen Personen oder Gegenstände anonym erreichbar – Verlustschutz und Werbeartikel mit Kontaktfunktion. ServiceTags ist ein B2B-Meldepunkt für den Betrieb: strukturierte Störungs-, Defekt- und Feedbackmeldungen mit objektgenauem Routing und Dokumentation. Alle drei kommen von der hiddencontact® UG.
Fazit
Unstrukturierte Servicemeldungen kosten jeden Tag Zeit, die niemand einplant. ServiceTags macht aus der vagen Beschreibung eine zugeordnete Meldung – am Objekt, ohne App, direkt in eure Systeme. Ab sofort verfügbar unter servicetags.de.